为了加强和规范学校各级各类项目经费管理，提升经费管理服务水平，提高学校资金使用效率，更高效地服务全校师生，根据各级各部门相关文件精神，结合我校实际，制定本报销指南。
第一部分 报销审批程序
一、日常经费项目
1、金额在3万元（不含）以下，由部门（学院）负责人签字并加盖公章后到计财处办理报账手续；
2、金额在3万元（含）以上10万元（不含）以下，由部门（学院）负责人签字并加盖公章，项目分管校领导签字后到计财处办理报账手续；
3、金额在10万元（含）以上50万元（不含）以下，由部门（学院）负责人签字并加盖公章，项目分管校领导签字，分管计财处校领导签字后到计财处办理报账手续；
4、金额在50万元（含）以上，由部门（学院）负责人签字并加盖公章，项目分管校领导签字，分管计财处校领导签字，学校校长签字后到计财处办理报账手续。
二、课题经费项目
参照《贵州师范学院纵向科研项目资金管理办法》（贵师院发【2018】29号）执行。
第二部分 报销需提供的资料
一、差旅费
1、我校职工赴常驻地以外参加会议、培训等产生的差旅费
（1）需提供由领导签批的会议、培训相关通知及文件，提供往返完整交通票据及期间住宿发票，住宿发票必须提供入住清单，注明入离店时间，入住人等信息（由入住酒店或宾馆、招待所等出具并盖章），自驾车出差需提供加油票及往返过路票，无过路票或只提供单程过路票不予计算差旅费补助，加油票开票单位不能开具车号或个人。
（2）若为临时公务需要外出，无法提供相关通知及文件，需要提供关于外出的请示报告或者说明，注明人员、目的及行程，经负责人签字同意。
（3）关于伙食补助及公杂补助计算标准，根据正式的会议或培训通知，若期间食宿费和市内交通费由举办单位统一开支作为培训费或会议费回参会人单位报销的，凭举办方出具的有效证明、开具发票据实报销会议费和培训费，只计算往返路途的伙食补助及公杂补助；若通知注明期间伙食费用由举办单位统一开支并承担的，不计算培训、会议期间的伙食补助；若举办方收取会议费或培训费并开具发票，但未注明是否承担期间伙食费，不计算培训、会议期间的伙食补助；若举办方通知注明不承担期间伙食费用的，凭有效证明，按照出差自然天数（不超过7天）计算伙食补助。
2、日常办公产生的市内交通费，提供交通发票，注明时间、地点，票据产生事由，并由经办人员本人在发票后签字确认。
3、课题产生差旅费
（1）课题产生的外出调研费用，提供往返完整的交通票据及住宿票据，住宿发票必须提供入住清单，并附完整的行程安排（包括调研人员、调研时间、调研地点及调研内容）。若是野外调研，需要提前填写“贵州师范学院野外研究日程表”，注明野外调研地点及时间，并由科研处签批，报账时附野外调研照片作为佐证。
（2）使用科研经费外出参加学术会议，必须提供正式会议通知，并事先填写“贵州师范学院出席国内外学术会议登记表”，报科研处签批。
（3）所有使用科研经费外出产生的差旅费，需注明出差人员是否为支出课题项目组成员，并由出差人员本人签字确认，是课题组成员即可按照规定计算差旅费补助。若不是课题组成员，需注明出差人与课题研究的关系，按照发票据实报销交通费及住宿费，不予计算差旅费补助。
备注：
（1）自驾车产生过路费，请注明行程，注明过路费票据上的驶入站和驶出站所属辖区，方便财务人员核对计算补助；
（2）处级干部外出，需由分管校领导签批；
（3）出差产生的机票，提供行程单及登机牌，若为网上订购，在提供发票的基础上，需提供网上订购交易记录截图（包括乘机人基本信息、行程信息、金额信息），单独的交易记录或行程单上列示的保险费、保险公司出具的保险单不能作为报销凭据，保险费只报销提供正式保险发票的基本人身保险（单程单人最高不超过30元）。
（4）差旅费相关文件：
《贵州省省级党政机关差旅费管理办法》（黔财行【2014】19号）
《省财政厅关于调整贵州省省级党政机关差旅住宿标准的通知》（黔财行【2015】145号）
《贵州省省级党政机关差旅费管理制度有关问题的解答》（黔财行【2016】37号）
《贵州师范学院差旅费管理办法》（贵师院发【2015】〕13号）
二、资料印制费
1、提供资料印制发票及印制清单，清单需注明内容、规格、单价及数量并合计
2、课题用印制费用需注明印制品与课题研究的相关性
三、邮电费
1、办公座机电话费需提供发票及话费详细清单，按照清单对照发票进行核算，预存话费、违约金一律不予报销。若为电子发票，在粘贴票据时请勿覆盖发票二维码。课题经费报销电话费，只能在有经费预算的基础上，报销项目负责人本人的电话费
2、邮寄费需提供邮寄发票及与邮寄发票对应的邮寄凭证（由快递公司返还给寄件人留存的存根联次）
四、举办会议费
1、提供书面的会议通知，填写会议方案表（计财处网站上下载），注明参会人员，会议时间、地点、议程及产生的费用，由经办会议的主管部门签字并加盖部门公章
2、提供会议产生的费用发票及清单，举办会议应按照《贵州省省级党政机关会议费管理办法》，严格控制会议规模，会议标准，节约各类会议费用，达到审计金额会议费的需经审计处审计。
3、会议费相关文件：
《贵州省省级党政机关会议费管理办法》（黔党办发【2014】15号）
五、采购物品及服务
1、日常零星采购，提供采购发票，销货方开具的采购清单。外地发票需要注明订购渠道，提供产品订购单，若为电话订购，提供订购联系人及联系电话。若为外出调研、参会、培训等期间产生的采购，需要说明并提供往返交通票据复印件作证明。在超市、商场采购，需提供机打购物小票（如：永辉超市结账时结账台打印的卷筒发票，由国家税务局统一监制，列示了商品明细，加盖发票专用章，属于发票，可作为报销凭证，单独开具的非卷筒发票不作为报销凭据），单独开具的明细清单不作报销凭据。通过网上采购，需要提供网上采购交易记录及支付记录截图。若为活动用品等需要发放的情况，需要提供本人签领的清单。
2、属于协议供货采购目录的，需要与国资处确认采购物品信息，在资产管理信息系统填写协议供货申请（需要填写经费类型、财务项目代码、经费名称、采购原因、资产名称、品牌、型号、规格、数量、单价、总价等内容），国资处上报贵州省政府采购协议供货竞价交易系统，中标商提供采购物品、发票及合同后，办理入库手续。采购人将协议供货申请表和审批流程打印件、合同原件、发票原件、入库单与报销单粘贴在一起交于财务报账，报账完毕后，请财务填写《政府采购协议供货报账回执单》，经办人交回国资处领取资产。
3、达到校内竞争性谈判条件的采购项目，报销时提供购置申请，竞争性谈判公告、竞争性谈判纪要，竞争性谈判结果，连同发票、采购合同及验收报告、国资处签字的固定资产入库单（需要入库的资产），经审计处审计后到计财处办理入账手续。
4、需要执行招标程序的采购项目，提供中标通知书，采购合同，验收报告及国资处签字的固定资产入库单（需要入库的资产），经审计处审计后到计财处办理入账手续。
5、采购相关文件：
《贵州师范学院采购管理办法（修订）》（贵师院发【2016】34号）
《贵州师范学院政府采购协议供货管理办法（修订）》（贵师院发【2015】64号）
备注：
（1）根据贵州师范学院教学、科研仪器设备购置可行性论证、审批流程，国资处制定采购方案后，单台件20万元以上或集成50万元以上项目需要进行学校论证（教学仪器设备教务处牵头论证、科研仪器设备科研处牵头论证）。报销时提供经涉及部门及领导论证的“贵州师范学院仪器设备采购可行性论证及审批表”；
（2）对于单笔金额在3万元（不含）以下，无需办理固定资产入库的采购，可以由经办人用公务卡支付，保留好刷卡pos单据或者汇款单据，连同发票及清单进行报销；
（3）对于需要入库的固定资产，只能由计财处对公转账给销售单位，不受购买方式及金额的限制；
（4）低值易耗品的采购，请先到国资处办理低值易耗品入库手续。
（5）以上涉及固定资产及无形资产的采购，具体以国资处相关规定为准
六、数据采集费
在项目研究过程中发生的野外科考、调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等的支出，需要提供采集过程中产生的发票，并注明发票产生的时间、地点、人员及事由。 若以补贴形式直接发放给数据采集人员的费用，则参照劳务费报销规范执行。
因公出国（境）费用
1、严格执行《贵州省因公临时出国经费管理办法》规定，结合《贵州师范学院因公出国（境）管理规定(试行) 》，提供贵州省人民政府出国、赴港澳任务批件，贵州省人民政府台湾事务办公室赴台批件，往返交通票据，期间住宿票据。按照国家外汇管理局发布的实时汇率，出访国家货币与人民币有直接汇率的，按照汇率直接折算计算，若无直接汇率的，折算为美元后再根据美元与人民币汇率折算成人民币。涉及交流用纪念品，需事前书面请示分管校领导，经校领导签字同意后方可报销。
2、因为课题研究、考察、交流出国（境），请项目负责人将相关外文通知文件翻译成中文，并提供详细的行程说明。
3、因公出国（境）期间差旅费补助按照《贵州省因公临时出国经费管理办法》计算。
4、因公出国（境）费用相关文件：
《贵州省因公临时出国经费管理办法》（黔财行【2014】17号）
《贵州师范学院因公出国（境）管理规定(试行) 》
八、委托业务费
委托外单位办理业务而支付的业务费用（如专利申请代理费等），在提供发票的基础上，必须提供委托协议或委托合同，合同内明确委托事项，委托方及受托方权利及义务，委托费用及支付方式，计财处将严格按照合同约定方式付款。
九、图书资料费
1、采购图书资料，需要提供发票及开具发票单位提供的报刊杂志清单或者目录，并加盖公章，网上购买需要提供交易明细及支付记录截图。
2、若为课题项目采购图书，需要在科研处网站上下载“贵州师范学院科研经费购置图书资料登记表”，进行图书登记，经学院及科研处签字盖章后方可进行图书的报账手续（教改课题参照科研课题程序）
十、版面费
1、需要提供版面费发票及编辑部的正式用稿通知（原件及复印件均可），若对方未提供正式用稿通知，需要提供期刊封面及目录复印件，并在目录页对所发表文章页次进行标记。
2、应注明发表论文与研究课题之间存在的关联，所开发票单位应与用稿单位一致（若不一致，需要提供两者之间业务实质性联系的证明原件并加盖单位公章）。
3、版面费一律由计财处对公转账支付，若用稿通知明确要求使用邮局汇款方式，请自行至邮局汇款后保留汇款凭证
4、若为境外版面费，请项目负责人将外文用稿通知翻译成中文，并提供相关付款凭证（若通过银行转账汇款，提供银行出具的汇款水单；若通过网上银行付款，提供外币账户及人民币账户交易明细
十一、劳务费、咨询费、评审费
1、劳务费：如实填写劳务费支付明细表（学校计财处网站上下载），注明发放对象基本信息（姓名、身份证号码、电话号码、工作单位、银行账号及开户行，学生需注明学校班级）、提供劳务内容、劳务时间及劳务费支付标准、应发及实发金额，并由提供劳务者本人签字确认，经制表人及审核人签字后（制表人与审核人不能是同一人），项目负责人签字，使用学院或部门经费支出劳务费的需要加盖公章。
2、咨询费及评审费：如实填写咨询费、评审费类支付明细表（学校计财处网站上下载），注明对象基本信息（姓名、身份证号码、电话号码、工作单位、银行账号及开户行）、咨询或评审内容、支付标准、应发及实发金额，并由提供咨询及评审服务者本人签字确认，经制表人及审核人签字后（制表人与审核人不能是同一人），项目负责人签字，使用学院或部门经费支出劳务费的需要加盖公章。
备注：
若对于咨询、评审服务，学院或部门有书面通知或者新闻文件，需提供相应的证明文件，对于需要代扣个人所得税费用的情况，需先到财务处负责代扣代缴个税的老师处扣税，若为财政拨款预算资金项目，需要经办人先行将税费交至计财处资金管理科报销时再将该笔费用转给经办人员。
十二、建设工程及修缮工程费用
1、凡学校建设工程、修缮工程项目 (包括建筑、装饰、安装、维修、园林、信息网络等 )，金额在2万元（含）以上必须经过审计，达到金额未经审计的基建工程项目不办理财务决算手续。
2、办理财务报账时，需提供建设工程或修缮工程正式合同、发票、工程预算表及工程决算表、工程签证单、相关部门（后勤处、基建处、审计处等）意见及验收报告。
3、相关文件：
《贵州师范学院建设工程和修缮工程项目审计实施办法（试行）》
十三、公务接待费
1、国内公务接待，严格按照《党政机关国内公务接待管理规定》，对于出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动，，接待牵头部门应当如实填写“贵州师范学院公务接待方案表”（学校计财处网站上下载）并盖章，提供来访单位来访公函或者我校邀请函、公务活动产生发票及清单进行报销。“贵州师范学院公务接待方案表”包括接待对象的单位、来访人员、公务活动项目、时间、场所、费用、陪同人员等内容。根据文件第十条规定，接待对象应当按照规定标准自行用餐，确因工作需要，接待单位可以安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
2、外事接待，严格执行《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》，结合《贵州师范学院外事接待管理办法》，我方陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握，接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，我方参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1：1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。
3、餐费金额超过1000元，需附消费清单，严格控制餐费标准，不得消费相关规定中禁止消费的菜品。
4、公务接待相关文件：
《党政机关国内公务接待管理规定》
《贵州省省级单位外宾接待经费管理办法》（黔财行【2014】16号）
《贵州师范学院外事接待管理办法（试行）》（贵师院发【2014】177号）
十四、书籍出版费
书籍出版费报销时需要提供出版发票，正式的出版合同文本原件，合同中详细明确双方权利及义务，注明出版费用及付款方式。达到审计金额的需由审计处审计
十五、团体保险费
报销需提供保险公司出具的保险发票，加盖保险公司保险专用章的保险单及保险人员名单，若报销时尚未超过保险截止期限，合同复印件需由留存部门负责人签字注明留存地并在签字上加盖部门公章确认。
质保金
1、对于涉及质保金的合同，在报销款项时若支出项目为财政拨款安排项目，要求对方先将质保金部分交到计财处。
2、办理质保金报销时，需要对方单位提起书面申请并由使用部门签署复验意见，对方出具的质保金收据必须加盖单位财务专用章，若是经国资处采购的项目质保金报销，需要国资处处长签字确认。
十七、其他相关补充：
1、办理课题经费报账时，经办人需提供填写完整的报销单，注明经费项目名称及财务系统项目号（使用项目负责人工号及密码登录我校门户网站上查询，具体查询流程请在计财处网站下载）。
2、课题结题之前，请项目负责人确认是否还有未冲销借款，若有未核销借款不得结题，结题时，请保证提供的验收申请书预算与交至财务的项目预算一致。
3、若涉及合同资料，请保证合同甲乙双方名称与签章一致，除涉及个人权益类的合同或协议（如出版合同）以外，所有的合同主体均为“贵州师范学院”。
4、同一事项同一行程的发票，请在同一张报销单报销（若从多种经费列支，注明经费项目及列支金额，并请相关负责人签字）。
5、所有发票抬头必须开具“贵州师范学院”
6、关于2017年7月1日以后开具的增值税发票，不论金额大小，均应详细列示发票信息（包括货物或应税劳务名称、规格、单位、数量、单价、金额等），如不能详细列示的情况，需提供由税控系统开具的清单，服务类采购应以签订的服务协议为准。
7、涉及发放人员经费的情况（如劳务费、咨询费、评审费等），应提供收款人员农业银行账户，10人（不含）以上农业银行账户的，经办人提供电子档由计财处代发。若校外人员无法提供农行账号的情况，务必注明账号及具体开户行至支行或分理处。
以上条款若与上级相关规定有冲突的，按上级相关规定执行，并随上级相关文件及要求的变动而变动，不能详述部分，由计划财务处负责解释。